Работодатель сдает в архив

Восстановление трудовых книжек через архив

Работодатель сдает в архив

Трудовая книжка требуется для подтверждения стажа и формирования на его основании пенсии. В обычной жизни этот документ, как правило, не используется и даже иногда человек забывает, где она находится. Обычно она не бывает на руках владельца, а переходит с одного места работы на другое.

Необходимость книжки обнаруживается, когда близится срок выхода на пенсию или получения справок в социальных целях, в которых нужно отразить сведения о стаже. Если трудовая книжка оказывается утраченной, ее владельцу придется пройти несколько этапов восстановления данных.

Порядок хранения

Поскольку трудовые книжки относятся к документации строгой отчетности бухгалтерии, законодательство России дает императивную регламентацию вопросов сопровождения и хранения этих документов.

Правовая база:

  • Закон 125-ФЗ об архивном деле;
  • Постановление Правительства 225, раскрывающее правила производства трудовых книжек, выдачи их работодателям, сопровождения и хранения;
  • Приказ Министерства культуры 558, в котором приведен список формовых административных архивных документов, создаваемых в ходе хозяйствования органов власти, муниципалитетов и самостоятельных предприятий, а также указания по периоду их хранения.

Итак, исходя из этих оснований в вопросе хранения необходимо руководствоваться 43-им пунктом правительственного постановления, которое гласит, что если при увольнении сотруднику не выдана его книжка, а при смерти — близкие родственники не запросили ее, этот документ сохраняется в архиве работодателя — предприятия или физического предпринимателя.

В 40-ом пункте данного акта указано, что в целях хранения трудовых книжек работодатель обязан вести их учет следующим образом:

  • в книге учета бланков и вкладышей трудовых книжек вести приходно-расходные события;
  • вести книгу учета движения бланков и вкладышей трудовых книжек.

Таким образом, если сотруднику не передана его книжка, работодателю вменяется ее хранение. Причем такие книжки необходимо содержать в обособленном архиве, не соединяя с книжками работающих сотрудников.

Как правило, руководитель предприятия налагаем функции по хранению подобного архива на определенное ответственное лицо — специалиста отдела бухгалтерии либо отдела кадров.

В упомянутом выше приказе Министерства культуры утвержден период хранения невостребованных книжек в архиве — 75 лет. В случае запроса документа ее владельцем или правопреемником книжка выдается лицу, и с работодателя снимается обязанность.

Продолжают ли храниться книжки при прекращении деятельности предприятия и куда отправляется архив трудовых книжек? Если фирма терпит ликвидацию или реорганизацию, то по 125-ому закону трудовые книжки направляются в государственный или местный архив, где продолжается их сохранение в регламентированный 75-летний срок.

Когда требуется восстановление?

Необходимость в изготовлении дубликата книжки возникает при таких ситуациях, когда оригинал не может быть использован для своих функций:

Задачей трудовой книжки является не только учет в ней рабочей жизни хозяина, также этот документ необходим для осуществления некоторых юридически значимых действий — исчисление и выплата пенсии, получение займа, кредита, социальных платежей. Испорченная книжка не будет принята ни одним учреждением, а ксерокопия документа не тождественна оригиналу.

Что считается порчей:

Неправильное содержание книжкиИсправления, вычеркивания, необоснованные записи.
Механическая порчаПорванные или отсутствующие листы, повреждения от огня, воды, пятна, дыры и т.п.

В каком бы состоянии ни была книжка, ее необходимо сохранить, так как она послужит основанием для создания дубликата, в который перенесут сохраненные части сведений из вкладыша, а поврежденные — восстановят.

Книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них

Утеря документа происходит по двум схемам:

Утрата владельцемОн может забыть ее, неумышленно выбросить, хранить в ненадежном месте и пр.
Потеря работодателемВ ходе переезда, перестановки, чрезвычайной ситуации, например, стихийном бедствии и т.д.

В любом случае требуется дубликат.

Возможно ли это

Законодательство установило пути восстановления трудовой книжки в зависимости от причины ее порчи или утери, что справедливо и логично. Необходимо выяснить и утвердить виновную сторону и после этого приступать к последовательным действиям.

Трудовую книжку можно восстановить, поэтому даже в случае сильного ее повреждения или обнаружения утраты не стоит паниковать.

Утеря по вине работодателя

Несмотря на статичность хранения любой документации в фирмах, нередки случаи потери трудовых книжек именно работодателями.

Распространенные причины:

  • халатное и пренебрежительное отношение;
  • транспортировка (переезд офиса, переезд архива);
  • непреодолимая сила (стихийное бедствие, пожар, наводнение и т. п.).

В случае утери документа работодателем, к ответственности привлекается он — ему вменяется обязанность реставрации трудовой книжки.

Задача ложатся на руководителя предприятия либо на конкретного, уполномоченного им работника. Ему придется автономно осуществлять запросы в государственные архивы и обращаться по месту предыдущей работы сотрудника.

Также близкой ситуацией является отказ или игнорирование работодателя вручить книжку сотруднику при прекращении трудовых отношений. Сотруднику следует проявить терпение и не инициировать изготовление дубликата, поскольку здесь вина очевидна за фирмой.

Необходимо обратиться с иском в общий суд. Судебная практика показывает, что истец быстро добивается возвращения документов и уплаты моральной компенсации за дни удержания трудовой книжки у работодателя.

Должностную обязанность по ведению трудовой книжки несут специалисты отдела кадров — они вносят записи в документ при поступлении на работу, при увольнении, ставят отметки и регулируют заверения сведений в книжке печатью и подписями.

В случае потери владельцем

Еще чаще трудовая книжка бывает утрачена самим ее владельцем.

Если организация, в которой работал сотрудник, не ликвидирована и продолжает функционировать, восстановление документа производится путем запроса в ее центральный офис об оказании содействия в формировании дубликата книжки.

Самая простая и легкая ситуация — утрата на первой работе. Следовательно, в книжке записи вносились только этим работодателем, причем, как правило, это только одна запись — о приеме на работу. Поэтому восстановить такую книжку не составляет труда.

Намного более сложный и длительный процесс ждет владельцев книжек, в которых отражена целая цепочка трудовой жизни. В таком случае владелец также обращается за помощью к последнему работодателю, который должен содействовать в восстановлении документа на основании письменных доказательств.

В качестве таких доказательств владелец обязан собрать справки со всех мест работы, в которых будет указана периодичность работы, занимаемая должность, название фирмы.

Иные доказательства:

  • трудовой контракт или соглашение;
  • приказ руководства о приеме, о повышении должности, об увольнении;
  • бухгалтерские документы о начислении заработной платы — выписки банковских поручений, справки 2-НДФЛ и т.д.;
  • кадровые табели;
  • решения суда о восстановлении стажа, другие связанные с работой постановления;
  • архивные данные.

Скачать образец формы 2-НДФЛ

Наличие ксерокопии книжки послужит основанием для восстановления данных.

Если копия имеет нотариальное заверение либо заверение главного бухгалтера фирмы, руководителя отдела кадров, другого уполномоченного лица, то даже не придется обращаться в Пенсионный фонд — нужно вместе с копией посетить последнее место работы по адресу, где отдел кадров быстро перенесет данные из копии в дубликат.

Но если копия не имеет специальных отметок и является обычной ксерокопией? Тогда она станет основанием для выдачи с прошлых мест трудовой деятельности справок о работе. Копия просто облегчит и ускорит процедуру сбора подтверждающих данных.

Когда прошлые места работы невозможно посетить в силу ликвидации, переезда, реорганизации и подобных причин, владелец книжки должен делать запросы в соответствующие инстанции. Даже когда работодатель продолжает функционировать, как раньше, обязанность по запросам остается за сотрудником, так как вина лежит на нем.

Есть три учреждения, в которые может обратиться владелец книжки:

  • Пенсионный фонд;
  • Государственный архив;
  • Суд.

Образец заявления на получение дубликата трудовой книжки

Обращение в Пенсионный фонд

Одна из функций трудовой книжки — фиксация стажа, который необходим для расчета пенсии. Каждый работодатель, имеющих сотрудник, периодически сдает отчетность о своих работниках — сведения персонифицированного учета, расчеты взносов в Пенсионный фонд России.

Пенсионный фонд сохраняет принимаемую информацию в компьютерной базе, из которой в любое время сведения можно извлечь.

Для того чтобы фонд одобрил запрос владельца книжки, он должен представить доказательства работы в указываемых местах:

  • трудовой договор с печатью и подписью исполнительного органа фирмы;
  • кадровые документы;
  • бухгалтерская отчетность;
  • справки с мест работы, подтверждающие подлинность запроса;
  • выписки приказов руководства, связанные с работодателем;
  • зарплатные ведомости;
  • даже детализация операций по личному счету или карте — для подтверждения реального дохода от работодателя.

ПФР примет только те документы, на которых есть печати и подписи руководства компаний. В фонде наличествует собственный архив с делами работающих лиц. Однако получить выписку из него крайне сложно.

Можно попробовать получить сведения из ПФР обходным путем — запросив справку с информацией о перечислении страховых внебюджетных взносов. Однако для получения справки нужные расчетные ведомости с места работы, счета, иные доказательства.

ПФР может удовлетворить запрос и при предъявлении свидетельских показаний.

Такую операцию уполномочен проводить только работодатель — он вправе найти двух и более работников, которые подтвердят, что владелец утерянной книжки действительно трудился вместе с ними.

Причем сами свидетели также должны представить свои книжки для удостоверения Пенсионного фонда в работе в месте и во время, которые указываются в свидетельстве.

В любом случае ответ на запрос от ПФР поступит через 10 дней со дня сдачи заявления.

Запрос в государственный архив трудовых книжек

Государственный архив — учреждение, в которое следует обращаться лицам, которым необходимо восстановить длительный стаж, так как в архиве данные хранятся до 75-летнего срока.

Процедура запроса информации аналогична процессу работы с Пенсионным фондом — также представляются доказательства своих слов. Однако время, в течение которого архив будет обрабатывать запрос, может оказаться куда более длинным, поэтому нужно быть к этому готовым.

В Федеральное архивное агентство допустимо обращение при прекращении хозяйствования фирмы и отсутствии у работодателя правопреемника. Иначе архив скорее всего направит заявителя именно туда.

Запрос осуществляется различными путями:

  • визит;
  • запрос через сайт ведомства;
  • через портал госуслуг;
  • через МФЦ.

В указанные учреждения можно обратиться и через суд, если владелец не может решить проблему самостоятельно. Разумеется, судебный процесс продолжителен и не подходит для срочного восстановления. Однако суд дает точные сведения, его запросы обрабатываются ПФР и архивом максимально быстро и качественно, а решение не терпит претензий.

Если сотрудник умер

На умершего работника предприятие выдает книжку ближайшим родственникам по предъявлении свидетельства о смерти и документов о родстве. К близким родственникам относятся супруг, родители, дети, братья и сестры.

Если после смерти лица за трудовой книжкой никто не пришел, она отправляется в архив фирмы — как и в случае увольнения работника и оставления книжку на месте труда.

Архив трудовых книжек фирмы образуется согласно нормам делопроизводства и должен присутствовать в каждом предприятии. Индивидуальные предприниматели обязаны иметь несгораемый шкаф для хранения подобных документов.

Этот архив разделен от архива книжек действующих сотрудников и хранит документы 75 лет с момента поступления. Если за этот длительный срок никто не обратился за получением книжки, она подлежит списанию и физическому уничтожению.

При ликвидации фирмы книжки из этого архива согласно порядку передачи доставляются в федеральный архив.

Внимание!

  • В связи с частыми изменениями в законодательстве информация порой устаревает быстрее, чем мы успеваем ее обновлять на сайте.
  • Все случаи очень индивидуальны и зависят от множества факторов. Базовая информация не гарантирует решение именно Ваших проблем.

Поэтому для вас круглосуточно работают БЕСПЛАТНЫЕ эксперты-консультанты!

ЗАЯВКИ И ЗВОНКИ ПРИНИМАЮТСЯ КРУГЛОСУТОЧНО и БЕЗ ВЫХОДНЫХ ДНЕЙ.

Источник: http://buhuchetpro.ru/arhiv-trudovyh-knizhek/

Почему документы о трудовых отношениях нужно сдавать в архив?

Работодатель сдает в архив

Чтиво. Без политики

12:21, 04 Августа 2017

Тысячи людей, работавших в Петрозаводске, рискуют лишиться части пенсии из-за попустительства своих работодателей.

Каждый год в муниципальный архив Петрозаводска приходят тысячи социально-правовых запросов: люди, когда-то работавшие в карельской столице, просят подтвердить их трудовой стаж, размер зарплаты в определенный период, право на льготы.

Как правило, такую справку из архива требует предоставить Пенсионный фонд.

В большинстве случаев при начислении пенсии достаточно трудовой книжки, но если в нее вносились сомнительные исправления или она вовсе пропала – нужны другие доказательства.

Положительный ответ – справку, подтверждающую трудовые отношения, – сотрудники архива дают примерно в 70 процентах случаев. Каждый третий запрос не приносит результата.

— Я руковожу муниципальным архивом уже более полугода, и с такими запросами от граждан или от Пенсионного фонда сталкиваюсь почти каждый день, — говорит депутат Петросовета Александр Анишин.

— Если человек работал в государственном или муниципальном учреждении, информация о его трудовом стаже у нас обычно находится. В этом случае мы даем подтверждающие документы, люди подтверждают свой стаж – и получают пенсию, льготы и так далее.

А вот с частными предприятиями, особенно теми, что работали в девяностые, скорее исключение из правил, если мы какие-то документы находим.

По словам Анишина, в девяностые годы большинство частных предприятий не сдавали в архив документы по личному составу: тогда и законодательство не было столь четким, и сами бизнесмены не отличались правовой грамотностью. Между тем закон уже тогда предписывал руководству компаний, входящих в стадию ликвидации, передавать их в государственный или муниципальный архив.

— Основная масса документов тогда не сдавалась, поэтому мы вынуждены писать людям отказ, — поясняет директор архива. — А запросы к нам идут со всей страны: люди работали в Петрозаводске, а потом уехали – кто на юг, кто на север. Сейчас они, я думаю, с большим сожалением читают наши «письма счастья», где мы пишем: данной информацией муниципальный архив Петрозаводска не располагает.

При этом должностные лица, не обеспечившие сохранность документов по личному составу, должны нести административную, материальную и даже уголовную (в редких случаях) ответственность. Впрочем, как часто такая ответственность случается на деле, в архиве не знают.

Получается неприятная ситуация: человек проработал в Петрозаводске несколько лет, заработал серьезный трудовой стаж в районе, дающем право на получение северных надбавок, но воспользоваться этим правом при выходе на пенсию не может. Справка из архива может понадобиться и для подтверждения размера зарплаты, от которого также зависит уровень пенсии.

Содержат документы, которые работодатель обязан сдавать в архив, и информацию о несчастных случаях на производстве, ведомственных наградах, почетных званиях и многом другом. Если документы потеряны, человек с высокой вероятностью теряет значительную часть пенсии, не может претендовать на многочисленные льготы.

— Поэтому я хочу обратиться к руководителям предприятий, к руководителям отделов кадров и к самим работникам частных предприятий: если предприятие закрывается, ликвидируется, банкротится, по любой причине прекращает свое существование – документы необходимо сдать в муниципальный архив, — призывает Александр Анишин. — Это нужно для того, чтобы люди при выходе на пенсию могли подтвердить трудовой стаж и получить все причитающиеся от государства выплаты и льготы за свою трудовую деятельность.

Сдать документы по личному составу в муниципальный архив работодатель может в любой момент – ликвидации дожидаться не обязательно. Для этого с учреждением нужно заключить договор о передаче документов на депозитарное хранение.

В архиве, убеждает Анишин, документация будет в гораздо большей безопасности, чем на предприятии. И места точно хватит: к уже существующему зданию архива на улице Дзержинского совсем скоро добавится еще одно, более современное.

Если же ликвидированная компания документы сдать не пожелала и на запрос пришел отрицательный ответ, человеку остается обращаться в суд.

Добиться своего в этом случае очень непросто: если трудовой стаж (уровень зарплаты, право на льготы и так далее) не подтверждают ни трудовая книжка, ни архивные документы, придется искать свидетелей, способных убедить суд в том, что ты действительно работал в Петрозаводске.

Найти таких свидетелей и привести их в суд можно (хотя и сложно), если и истец, и потенциальные свидетели по-прежнему живут в Петрозаводске. Но что делать, если человек уехал из города?

— К нам приходят запросы со всей России – вплоть до Владивостока. И не только: бывает, информацию о трудовых отношениях запрашивают из других стран СНГ. Если документов у нас нет, человеку нужно либо везти к себе свидетелей из Петрозаводска, либо самому ехать сюда и судиться. Но кто будет это делать?

Чтобы не попасть в такое положение, работнику следует уже сейчас удостовериться, что его документы попадут в архив. Особенно если предприятие, в котором он работает, начинает процесс ликвидации.

Если же работник видит, что руководство компании делать этого не собирается, директор архива рекомендует обращаться в прокуратуру.

Только надзорное ведомство сможет заставить нерадивого коммерсанта исполнить закон и тем самым защитить ваши трудовые права.

Впрочем, в таком исходе не должен быть заинтересован и сам бизнесмен: если станет известно, что документы по личном составу, вопреки закону, в архив не попали, его ждет серьезная ответственность.

Источник: https://stolicaonego.ru/read/pochemu-dokumenty-o-trudovyh-otnoshenijah-nuzhno-sdavat-v-arhiv/

Работодатель сдает в архив | Юрист 24

Работодатель сдает в архив

В опись дел по личному составу включаются дела, срок хранения которых превышает 10 лет (приказы о приеме на работу, личные дела, личные карточки и др.). Дела с другими документами по личному составу в опись не включаются (например, приказы о предоставлении отпусков, наложении взысканий, командировании работников, графики отпусков, переписка по кадровым вопросам и т.д.).

При проведении экспертизы ценности уточните: правильность формирования дел (например, приказы по личному составу должны быть сгруппированы отдельно от приказов по основной деятельности), срок хранения документов (5 лет или 5 лет ЭПК).

Нередко на предприятии, в крупной компании, в государственной организации передача дел в архив превращается в целую проблему. Вроде архив есть, и он укомплектован сотрудниками, а как передать им документы – неизвестно. Если просто вынуть дела из папок и принести – их не принимают.

Между тем, процедура передачи документов в архив описана в нормативных документах. Надо только как следует изучить их и начать использовать.

Передача дел в архив организации

Учет года увольнения вы можете проводить по одному сотруднику или по нескольким, уволившимся в один год. Если вы проводите учет по нескольким сотрудникам, то сложите все папки личных дел в одну общую папку и подпишите год увольнения на переплете. В одной папке можно хранить не более 250 листов. Каждое комплексное дело формируйте не только по году увольнения, но и по алфавиту фамилий.

Компания гарантирует соблюдение следующих прав Субъекта персональных данных: право на получение сведений о том, какие персональные данные Субъекта персональных данных хранятся у Компании; право на удаление, уточнение или исправление хранящихся у Компании персональных данных; иные права, установленные действующим законодательством РФ.

Компания обязуется немедленно прекратить обработку персональных данных после получения соответствующего требования Субъекта персональных данных, оформленного в письменной форме, и направленного по адресу Компании, указанному выше.

В государственный (муниципальный) архив сдаются дела с исполненными документами постоянного, временного (свыше 10 лет) срока хранения, а также документы по личному составу.

Описи на дела по личному составу составляют во всех структурных подразделениях организации, в которых образуются соответствующие дела.

Такие описи кроме кадровой службы могут составляться в бухгалтерии на дела, которые включают лицевые счета, при их отсутствии – на ведомости на выдачу заработной платы.
В соответствии со статьей 17 Федерального закона 125-Ф3, дела уволившихся сотрудников подлежат передаче в архив.

Перед сдачей документов их необходимо подшить, пронумеровать, произвести опись и оформить обложку. Делать это должен уполномоченный сотрудник отдела кадров.

Сотрудник отдела кадров Ирина Г. подготовила приказ о приеме на работу, ознакомила с ним работника. Затем решила подшить оригинал приказа в дело.

Помимо Компании, доступ к своим персональным данным имеют сами Субъекты; сотрудники Компании; лица, осуществляющие поддержку служб и сервисов Компании, в необходимом для осуществления такой поддержки объеме; иные лица, права и обязанности которых по доступу к соответствующей информации установлены законодательством РФ.

Нарушения архивного законодательства были обнаружены в ООО «У…». В делопроизводство организации не внедрена номенклатура дел. Не проведена обработка и систематизация документов по личному составу с 2003 года.

Согласие Субъекта персональных данных на обработку персональных данных действует бессрочно и может быть в любой момент отозвано Субъектом персональных данных путем письменного обращения в Компанию.

В соответствии с п. 1 ст. 13 Закона об архивном деле только государственные органы, органы местного самоуправления муниципального района и городского округа обязаны создавать архивы в целях хранения, комплектования, учета и использования образовавшихся в процессе их деятельности документов.

Что же касается негосударственных организаций, то они, как говорится в законе, «вправе создавать архивы», но «обязаны обеспечить сохранность документов».

Это означает, что негосударственные организации могут создавать либо не создавать архив, но независимо от этого должны обеспечить сохранность документов.

Подшивая личное дело сотрудника, одновременно составляйте опись подшиваемых документов.

В личное дело для передачи в архив подшейте все имеющиеся документы: анкету или резюме, копии документов об образовании, копии приказов о приеме на работу, увольнении и иных приказов, которые издавались в процессе работы сотрудника.

Это могут быть приказы о повышении или понижении зарплаты, о переводе, об исполнении дополнительных обязанностей и т.д. Также приложите все справки, которые когда-либо предъявлял сотрудник в вашу организацию, копию трудового договора, дополнительные соглашения, нормативные акты, относящиеся к работе сотрудника.

Как оформить архив по личным делам уволенных сотрудников?

Копии приказов (распоряжений) о взыскании, поощрении, изменении фамилии работника и т. д. в личное дело не включаются.

Передача дел в архив организации осуществляется по описям дел, составленным структурными подразделениями или работниками, ответственными за соответствующие направления деятельности, под методическим руководством архива организации.

Каким образом можно это сделать? Сразу оговоримся, что, не создавая специального помещения для архивного хранения документации, обеспечить их сохранность в течение длительного времени практически невозможно.

Поэтому если в вашей организации невозможно создать собственный архив, то для выполнения требований об обеспечении сохранности документов вы можете воспользоваться услугами государственного (муниципального) или коммерческого архива, заключив договор и передав документы на так называемое внеофисное хранение.

Каковы сроки сдачи документов в архив?

Определяющий нормативный документ в процессе создания архива предприятия и также в дальнейшей работе этого архива–Основныеправила работы архивов организаций, одобренные решением Коллегии Росархива от 06.02.2002.

В соответствии с этими правилами и утверждаются внутренние нормативные документы компании. Речь идет о номенклатуре дел, положении об архиве, правилах передачи дел в архив и других документах.

Описи дел структурных подразделений должны быть составлены и оформлены не позднее 31 декабря года, следующего за годом завершения дел делопроизводством, и сданы в архив организации в течение следующего делопроизводственного года.

Это значит, что раздел описи, включающий дела, законченные делопроизводством в 2009 г., должен быть составлен и утвержден руководителем организации не позднее 31 декабря 2011 г.

Программы для бухгалтерского учета с понятным интерфейсом для малого бизнеса: Баланс-Предприниматель, Баланс-Зарплата+ПУ, Баланс-Бухгалтерия.
Отметка «ЭПК» (экспертно-проверочная комиссия), которая проставлена в Перечне № 558 к отдельным видам документов, означает увеличение срока хранения документов, указанных в Перечне.

Что делать с документами при ликвидации организации

Я работаю в отделе кадров негосударственного предприятия. Недавно мне поручили работу с документами, подлежащими хранению в архиве. Однако архива у нас нет. Как быть в такой ситуации? Как обеспечить сохранность этих документов? Нужно ли в таком случае создать архив, или это обязанность только государственных учреждений?

Обрабатываемые персональные данные подлежат уничтожению, либо обезличиванию по достижении целей обработки или в случае утраты необходимости в достижении этих целей, если иное не предусмотрено федеральным законом.

Понятно, что как только организация создает свой архив, сразу же появляется много желающих сдать туда старые документы, освободив место на полках и в шкафах. При этом никто не знает, как это нужно делать.

Обычно работников архива не много, и, если они начнут сами правильно оформлять дела, а потом сами же их и принимать, то процедура затянется на долгие годы. Работники же заниматься оформлением не желают.

Так кто прав?

В данном случае хранение документов по личному составу должно быть организовано в службе кадров. Конечно, будет правильнее, если у кадровиков найдется возможность разместить архивные документы в отдельном помещении или в отделенной, обособленной, части рабочего помещения.

Смысл этого заключается в том, что, во-первых, архив кадровой службы должен быть отделен от текущей документации, во-вторых, в то помещение или ту часть помещения, где хранится архив кадровой службы, не должно быть доступа для посторонних, т. е.

не являющихся работниками кадровой службы лиц.

В статье о номенклатуре дел мы уже писали, каковы различия между грудой бумаг непонятного назначенияи архивом. Нас интересует только архив: строго определенные дела, хранящиеся в нужной последовательности на определённых местах.
Личные дела уволенных работников подлежат передаче в архив организации по описи (п.

23 Инструкции о порядке формирования, ведения и хранения личных дел работников, утвержденной постановлением Комитета по архивам и делопроизводству при Совете Министров РБ от 26.03.2004 № 2). Они должны быть подшиты в твердую обложку из картона на 4 прокола или переплетены с учетом возможности свободного чтения текста всех документов, дат, виз и резолюций на них.

Металлические скрепления (сколки, скрепки, булавки и т.п.) должны быть удалены из дел.

Подшейте дело в папку скоросшивателем, пронумеруйте все листы в правом верхнем углу. Делать это необходимо простым карандашом.

Сверху подшейте опись, подпишите папку, поставьте буквенный код по начальной букве фамилии сотрудника, а также на переплете папки крупными цифрами год увольнения с вашего предприятия.

Регистрация, реорганизация, ликвидация юридических лиц и ИП. Представительство в налоговых и иных органах. Судебное представительсто.

Документ считается исполненным после выполнения заданий, запросов, сообщения результатов заинтересованным организациям и лицам или другого подтверждения исполнения.

Для передачи дела уволившегося сотрудника в архив разложите документы в обратном хронологическом порядке. Это означает, что при трудоустройстве вы составляли личное дело, первым листом которого являлось заявление о приеме на работу. При передаче дела в архив первым листом будет заявление об увольнение.

Компания вправе поручить обработку персональных данных граждан третьим лицам, на основании заключаемого с этими лицами договора.

Все дела по кадровым вопросам со времени создания и ко времени передачи их в архив предприятия хранятся по месту формирования в соответствующих структурных подразделениях предприятия согласно номенклатуре дел. Так, расчетно-платежные ведомости (лицевые счета по заработной плате) работников хранят в финансовой службе (бухгалтерии) предприятия.

Источник: http://mebeldzer.ru/pravovye-stati/3843-rabotodatel-sdaet-v-arhiv.html

Бесплатные юридические консультации

Работодатель сдает в архив

Есл вархиворганизация не сдала на сотрудника все документы (личную карточку и договор, но приказ сдала), то как это м

Из моей практики, вам нужно все равно обратиться вархив (лично или через суд), чтобы получить официально документ, в котором прописано,что организация не сдаваладокументы (личную карточку и договор) вархив по вашему делу. То, что приказ…»Что можно предпринять бывшему работнику, на котрого из организациии по мету работы не передали документывархив. На работе сказали, что они хранят договора и личные карточки у себя и никуда не сдают.» Не поняла…Вархив не сдали, но…

Как сдатьдокументы(личные карточки и др) вархив при ликвидации(продаже) организации?

Сами вы вряд ли это сделаете. Выясните где в вашем городе находится архив, свяжитесь с ними, у них всегда есть люди, которые занимаются подшивкой документов. Они все ваши дела переплетут в нужном порядке, составят опись для передачи…

этим Важным делом никто кроме Вас заниматься не будет. Так что звоните вархив ,узнавайте. Личные карточки точно сшиваются, нумеруются и опись прилагается. Отдельно шнуруются нумеруются приказы по личному составу и опись. Я сдавала, но у.

..

Обязана ли организациясдаватьдокументы о ликвидации предприятия вархив?

Да. Если организация ликвидируется, то она обязана сдатьдокументывархив, в переплетенном виде.Нет не обязана.

Вархивсдаютдокументы как правило крупные предприятия или АО, у вас есть выбор либо самим хранить (а хранить вы обязаны, например кадровые документы 75 лет) или за деньги сдатьвархив. Так что решать только вам. С нас в…

действия, которые надо совершить, чтобы сдатьдокументывархив на хранение

каждая организация сама разрабатывает внутреннее положение. У нас сдаваемыевархив дела нумеруются согласно номенклатуре (например, протоколы имеют архивный индекс 24-01, договоры 24-02…). Из каждого подшитого вархивную папку дела…

Кто должен прошивать документы архивариус или тот кто сдаёт эти документы?

Вархив сдаются уже прошитые и опечатанные документы, с сопроводительной ведомостью.. . А вот сроки хранения у каждой группы документов — разные, перечень и сроки хранения документов вам выдадут вархиве, по запросу… Ворганизации это…

Надо ли сдавать бухгалтерские документывархив если организация ликвидирована?

Да документы желательно сдатьвархив. во первых по кадровому учету документы должны храниться 75 лет, по налоговому 4 года, если у вас были убытки то для налогового учета хранятся 10 лет. Хотя бы по кадрам сдайте— не подводите своих…

организация не считается ликвидированой, пока нет справки из архива, что туда сданы все документы сейчас, когда ПФ ведет персонифицированный учет — НЕТ. Раньше сдавали кадровые документы и начисление з/п. Документация по сотрудникам должна…

Куда необходимо сдаватьдокументывархив при ликвидации организации?

Никто на этом не заморачивается. А с какого года существовала ваша фирма? Заплатите все налоги, сделайте акты сверок с ГНИ и основными поставщиками.

Эти документы храните, а остальные в топкувархив сдаются только документы длительного хранения, связанные с учетом трудового стажа и начислением зарплаты.

Собственник бизнеса обязан обеспечить их хранение в течение 75 лет, или сдатьвархив. Обращаться нужно в любой архив, потому…

Как подтвердить трудовой стаж, кроме трудовой книжки, если организации уже не существует и документывархив не сдавали.

Попросите свидетелей оформить заявление от их имени через нотариуса о факте вашей работы: «Я, ФИО, дата рождения, данные паспорта, зарегистрирован по адресу… сообщаю, что гражданин ВЫ, дата рождения, данные паспорта и пр., с 00.

00.0000 по…

При помощи юриста и свидетелей обращайтесь в суд

работал на севере вышел на пенсию,а документывархив о работнике организация не сдала,в трудовой записи есть что делать

Получать отказ в ПФР и обращаться в суд предоставив все возможные документы.что у Вас весь стаж в одном месте? Тогда печально. А если есть еще места работы, может взять их…

при переименовании организации нужно ли утилизировать прошлый архив?

Документы необходимо сдатьв городской архив на хранение (приказы, распоряжения..) Уничтожайте документы не длительного срока хранения согласно номенклатуре дел. У каждого документа свой срок архивации, по истечении которого его можно…

Предприятие расформировано документы не сданывархив, не могу получить справку о заработной плате. Пенсия минимальная.

а вы погодите получать пенсию…. поживите без неё….когда добудете справку, получите всё сразу сполна.. . если согласитесь получать пенсию сейчас, потом за срок поиска справки перерасчёта не будет… Вариант только один, обращаться в сам…

Не могу найти справку о зарплате для получения пенсии (предприятие не сдалодокументывархив). Что делать?

Искать на предприятии, лучше через знакомых, как правило документы не выбрасывают, а сваливают где-нибудь в укромном углу или в каком-нибудь шкафу. Но желательно обрисовать ситуацию подробнее, может можно будет подсказать что-нибудь более…

Если предприятие не ликвидировано, то архив должен быть у него.

Если после ликвидации не сдалидокументы, то нужно выяснить адрес-телефон, например, конкурсного управляющего и выяснять у него — куда он дел архив, и если он у него — то…

На основании чего организация обязана сдавать или не сдаватьвархивдокументы о ликвидации

Все документы ликвидированного предприятия по учету труда и заработной платы и расчетам с персоналом сдаются вархив по месту расположения предприятия с получением соответствующей справки о сдаче документов. Напомним, что срок хранения…

В какой архив можно сдатьдокументыорганизации ?

В городской, если нет деления города на административные районы….или в районный по месту нахождения организации, если есть такое деление….

ознакомьтесь с Законом «Об архивах«в городской-но они прмут только после закрытия ООО,а так вы должны хранить у себя,потом составлять опись по годам,уносить вархив на согласование НЕ поняла…

В каждом городе есть архивы…Узнайте адреса и телефоны и обзвоните…

Трудовая книжка, работодатель Свин!!!

1. Думаю для начала надо получить консультацию в Комиссии по трудовым спорам. Если эти бездельники Вам нечем не помогут, тогда пункт 2. 2. Обратиться в прокуратуру и одновременно попробовать подать в суд на организацию.

Только вот боюсь, что…

1)уголовка — хищение имущества (трудовая книжка — имущество работника), заяву в полицию: украли книжку 2)если у работника нет ксерокопии книжки — это плохой работник если не ликвидирована, то иск по месту регистрации работодателя либо…

где взять справку по форме 2 ндфл если организация ликвидировалась?

Вархиве. В любом случае организация была обязана сдатьдокументы с длительными сроками хранения вархив или ворганизацию— правопреемник. Документы по бухгалтерии (ведомости выдачи, годовые отчеты, налоги и др.) имеют длительные сроки…

А сколько могут хранится документы на фирме??? например договора, приказы, когда их нужно сдаватьвархив?

5 лет должны 3 года 5 лет…и вархив 5 лет 5 лет Должен быть стандарт предприятия, инструкция или приказ, в котором указываются сроки хранения документов. Сроки бывают разные, иногда даже «хранить вечно». Чаще 3, 5 или 10 лет. есть…

Организация ликвидирована.Документывархив не сданы.Чем подтвердить зарплату. для пенсионного фонда

Если это после 2002 года, то зачтется то время, когда переводились отчисления в пенсионный. Все остальное, надо узнавать в ПФ.никак. Раньше можно было подтвердить, приведя 2-3 свидетелей в суд.

Но, сейчас это не практикуется. Вам лучше узнать в ПФ, как можно подтвердить зарплату. У моей жены была подобная ситуация,терялось 11 лет стажа.Три свидетеля,суд и всё в…

Как внести запись в трудовую книжку

Да уж. Спохватились. Два года ведь прошло. Если бы сразу, то можно было сделать запись, а сейчас… Печати, конечно же, уже должны были уничтожить. Так положено. Они могли остаться в случае чьего-то разгильдяйства. В суд, конечно, можно…

нужно обратиться в суд с иском о внесении записи в трудовую. Ищи того, кто там работал, и у кого есть печать, чтоб подтвердить запись. Попробуйте сделать запрос в областной архив.

Если организация была в реестре, то возможно, и архивы её…

Работодатель в трудовой не сделал запись об увольнении при ликвидации.Вархиве справку не дают.Что делать?

А по какой причине архив не дает справку? Если не сделана запись об увольнении, то по заработной плате Вы можете восстановить стаж.

Обратитесь вархив, чтобы Вам выдали справку о заработной плате за весь период Вашей работы в данной…Какую-то запись при увольнении должны были сделать.

таже беда, не правельная запись при увольнений и концов не найти, я так не чего не добился, купил новую трудовую Значит Вы до сих пор числитесь там…В трудовой, как я понимаю, только…

кто должен подтвердить стаж работы на предприятии в 1994-1996г.,если предпр. ликвидировано,документывархив не сданы

Обратитесь в городской архив за выдачи вам копий приказов о приеме и увольнении. Даже если они выдадут справку, что архив данной организации на хранение не сдан, это уже что-то.

Обратитесь в другие архивы города (узнайте в ПФ, какие архивы…трудовая же у вас на руках. Другое дело если справка о заработке понадобится…

Ну если новое — на его месте, значит документы должны сохраниться? А есть процедура установления факта в судебном порядке. Я думаю что вопрос решается очень…

Как сдать скопившиеся докуметны бюджетной организациив гор.архив? Какие документы обязаны принять и какова оплата?

Статья 17. Обязанности государственных органов, органов местного самоуправления, организаций и граждан, занимающихся предпринимательской деятельностью без образования юридического лица, по обеспечению сохранности архивныхдокументов 1…

Подскажите срок хранения документов (в ДЭЗах). если можно закон.акт. и куда они потом сдаются на хранение.

Сроки хранения бухгалтерских документов регламентируют архивное законодательство в Перечне типовых управленческих документов

Источник: http://mnogoyristov.ru/sdat_v_arhiv_dokumenty_organizacii.html

Юрист Агапов
Добавить комментарий